食品安全、環(huán)境保護等倍受關(guān)注的問題讓國家對相關(guān)檢測實驗室的管理和要求也隨之提高，而檢測實驗室通過運行實驗室信息管理系統(tǒng)（LIMS系統(tǒng)）實現(xiàn)了管理水平的提升。

一、LIMS系統(tǒng)下的檔案管理

（一）檔案的收集。

作為一個檢測實驗室，主要業(yè)務是將客戶需要檢測的樣品根據(jù)其要求進行檢測，并出具檢測報告。在LIMS系統(tǒng)中的主要工作流程如下：合同評審人員接收并登記客戶送檢樣品及要求——業(yè)務受理人員分配電子任務—實驗室主管安排任務給檢測人員——檢測人員開展檢測——檢測后提交原始記錄給校核人員——校核無誤后提交授權(quán)簽字人審核——審核無誤后提交審核稿編制人——審核稿提交實驗室主管審核——審核無誤后提交報告編制人——編制完成提交報告審核人——審核無誤后交報告發(fā)送人——發(fā)送檢測報告。LIMS系統(tǒng)實現(xiàn)了以上流程的全程電子化，當所有的流程走完后，報告發(fā)放人員點擊歸檔，該任務的相關(guān)原始記錄和報告以及任務單等歸檔材料便進入“歸檔模塊”。

（二）檔案整理。

檢測范圍廣泛，檢測報告類型復雜，為便于管理，按不同行業(yè)領(lǐng)域建立獨立的編號，該編號具有唯一性，從接收樣品登記開始一直跟隨著所有的材料和流程，直到歸檔。檔案管理人員每天登錄系統(tǒng)，對接收到的歸檔材料按領(lǐng)域進行分類，填寫材料保存期限和材料查閱級別，以該項檢測業(yè)務的唯一性編號作為檔案號，統(tǒng)一對文件命名后建立目錄并將歸檔材料邏輯歸檔到檔案管理模塊。由于檢測報告的特殊性，經(jīng)常會出現(xiàn)客戶想補測或修訂的情況，若是該歸檔材料有后補或修訂更替內(nèi)容，要通過另一個文件審批流程，經(jīng)過申請、審批，點擊歸檔后，由檔案人員進行歸檔材料的變更操作。

（三）檔案利用。

在Lims系統(tǒng)中的檔案管理模塊中，有歸檔材料的利用服務功能。需要借閱檔案的人可以在系統(tǒng)中完成申請查閱、線上審批、網(wǎng)上查閱。首先借閱申請人進入檔案利用欄，輸入需要查閱的檔案號（即該檢測業(yè)務的唯一性編號）或關(guān)鍵字，檢索出該檔案目錄，點擊借閱申請，注明利用目的。提交申請后進入技術(shù)負責人審批程序，審批后流程進入檔案管理員，檔案管理員設置完該借閱人的閱讀權(quán)限后通知借閱人，借閱人便可在網(wǎng)上瀏覽到該檔案。使用歸還后，檔案管理人員關(guān)閉權(quán)限。

系統(tǒng)會自動記錄借閱人、借閱時間、歸還時間及在借狀態(tài)。檔案的保管與紙質(zhì)檔案不同，關(guān)鍵是安全問題，首先由系統(tǒng)設置，每天將歸檔材料在不同物理地址的設備中定時進行自動備份。每周或1個月，檔案數(shù)據(jù)再次在磁性介質(zhì)上進行再次備份。做到定期備份文檔，多處、異地存放保管。檔案數(shù)據(jù)備份所用的載體應選擇質(zhì)地優(yōu)良的磁性介質(zhì)備份，磁盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套；要注意防磁場的干擾，遠離機電工作場所；要防壓、防塵、防光、防污，保持適宜的溫濕度；定期檢查磁盤，定期復制磁盤。

（四）檔案銷毀。

Lims系統(tǒng)能根據(jù)保管期自動判斷并提示到期，對已到達保存期限的文件，檔案人員將導人銷毀模塊，利用銷毀模塊的功能，編制好銷毀文件列表并上傳相關(guān)領(lǐng)導審核通過方可銷毀，銷毀后的檔案目錄將轉(zhuǎn)入“已銷毀”模塊。對于一些到期但還有保存價值的檔案，將通過程序識別，自動另存到“長期保存模塊”，以減輕系統(tǒng)壓力。

LIMS系統(tǒng)下檔案管理由傳統(tǒng)管理模式向電子化管理模式的轉(zhuǎn)變早已是一種趨勢，Lims系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案順應了這種趨勢，LIMS系統(tǒng)中的檔案管理功能改變了原來檔案資料靠紙質(zhì)載體來傳遞、審核、歸檔，效率低下，且由于日益增長的紙質(zhì)檔案在保管上受空間制約的現(xiàn)狀。在利用工作上也得到了新的突破，檢索方便快捷、不受空間和時間限制，提高檔案管理員的工作效率。用戶能夠突破時間與空間的限制，在任何時間、任何地點搜尋自己想要的資料，這樣不但減少了檔案管理部門與用戶之間的時空距離，而且能夠?qū)n案在第一時間內(nèi)送到使用者的手中，提高了檔案的使用效率。LIMS系統(tǒng)同時也有效地降低了檔案管理人員的工作強度，提高了工作效率。