在如今的實(shí)驗(yàn)室中,由于諸多因素的限制,檔案管理員通常會(huì)身兼數(shù)職,比如在某些單位的實(shí)驗(yàn)室中,就存在財(cái)務(wù)管理人員同時(shí)兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作的現(xiàn)象,或者是對(duì)實(shí)驗(yàn)室物品管理的工作人員兼職負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的工作。

此外，無論是什么類型的檔案,都是內(nèi)容相當(dāng)復(fù)雜、種類相當(dāng)繁多、涉及方面非常廣泛的,因此,目前實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理工作所面臨的一大問題就是檔案的歸類不夠完善、不夠分明。

這些現(xiàn)象都體現(xiàn)出了實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理面臨的問題。

搭建實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)（LIMS）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模塊的重要性：

(一) LIMS系統(tǒng)能夠保證實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)工作的質(zhì)量

在實(shí)驗(yàn)工作中,實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的每個(gè)儀器都是會(huì)產(chǎn)生非常繁多的數(shù)據(jù)的,對(duì)這些實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)的保存和管理是確保實(shí)驗(yàn)正常、準(zhǔn)確開展的關(guān)鍵之處,只有確保實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,才能夠保證更好的實(shí)驗(yàn)質(zhì)量。因此,必須對(duì)每一場(chǎng)實(shí)驗(yàn)都進(jìn)行非常詳細(xì)的記錄,并將記錄數(shù)據(jù)認(rèn)真歸檔,才能為科研工作提供有效保障。

(二) LIMS系統(tǒng)能夠提高管理效率

實(shí)驗(yàn)室的檔案對(duì)最真實(shí)的工作流程、最詳細(xì)的實(shí)驗(yàn)問題和解決方案都有著極其詳細(xì)的記錄,因此對(duì)這些內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒒幚碇?是非常有利于檢驗(yàn)人員查看的,就能夠有效地防止錯(cuò)誤出現(xiàn),還能夠在其他實(shí)驗(yàn)出現(xiàn)問題的時(shí)候,便于與現(xiàn)有信息化檔案記錄進(jìn)行對(duì)比,綜合分析之后提出更可行的解決方案,提高管理效率。

(三) LIMS系統(tǒng)能夠提高工作質(zhì)量

由于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)的工作又多又雜,所以實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)也是非常繁雜的。那么實(shí)驗(yàn)室利用現(xiàn)代化、信息化管理方式就能夠有效處理這些繁多的檔案數(shù)據(jù),信息化管理的方式不僅能夠提高工作人員的工作效率,還能夠?qū)?shù)據(jù)條理化,使得實(shí)驗(yàn)室檔案管理更加人性化。舉個(gè)簡(jiǎn)單的例子,在檢驗(yàn)相關(guān)材料或報(bào)告結(jié)果的時(shí)候,如果沒有將這些內(nèi)容進(jìn)行信息化管理,那在檔案提取過程中就會(huì)出現(xiàn)很大的困擾。相反,如果沒有將這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理,一旦遇到問題就能夠通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行搜索查詢,進(jìn)而解決問題。

實(shí)驗(yàn)室信息化管理系統(tǒng)LIMS計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案管理模塊的具體搭建方法如下：

(一)檔案分類

在一套完整的實(shí)驗(yàn)室計(jì)量檔案管理系統(tǒng)模塊中,應(yīng)該包括檔案管理類別,在對(duì)檔案進(jìn)行分類的時(shí)可將將所有的檔案列出對(duì)應(yīng)清單,按照每個(gè)類別進(jìn)行歸檔劃分,實(shí)現(xiàn)分類管理,此外,在對(duì)這些檔案進(jìn)行管理時(shí),可以進(jìn)行明確的編號(hào)和分類,做出明確分類,并對(duì)同級(jí)文件進(jìn)行了不同類別的劃分并列出了表格清單。搭建一個(gè)清晰的分類管理方式，有效地保證在查閱檔案時(shí)更加高效、更加準(zhǔn)確,保證計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案資料在被修改或調(diào)用時(shí)具有完整性和有序性。

( 二)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案包括三種類型:第一類就是表格類檔案,表格類檔案是有專門人員進(jìn)行記錄的,包括對(duì)考核內(nèi)容、溫濕度、方法驗(yàn)證以及項(xiàng)目評(píng)審等內(nèi)容的記錄;第二類就是證書類檔案,證書類檔案主要包含實(shí)驗(yàn)室計(jì)量認(rèn)證證書、供應(yīng)商資質(zhì)證明、計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備的檢定以及校準(zhǔn)證書;第三類就是其他質(zhì)量體系文件涉及的實(shí)驗(yàn)室相關(guān)法律法規(guī)、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等。此外，再系統(tǒng)中也支持對(duì)各類文件格式的上傳、下載、打印等操作。

(四) 人員管理

計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案涉及到的專業(yè)知識(shí)種類很多,如物理學(xué)、化學(xué)、農(nóng)學(xué)等,這就對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)掌握情況提出了更高的要求,不僅應(yīng)該具有統(tǒng)計(jì)能力,還應(yīng)該具有一定的檢測(cè)能力。另外,計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案的信息化管理還要求管理人員能夠嫻熟地操作計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資源的信息化管理。

因此檔案管理工作系統(tǒng)建立有利于人員提高自己的專業(yè)水平和能力,增強(qiáng)自身的責(zé)任感,將各種管理方式有效地結(jié)合起來,提高實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)信息化管理質(zhì)量水平。

LIMS實(shí)驗(yàn)室檔案系統(tǒng)非常龐大,為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案袋信息化管理,就要提高管理水平,逐步完善檔案管理機(jī)制,將實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理與人工管理模式相融合,在實(shí)踐中完善整個(gè)管理模式,提高實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理質(zhì)量。